Mangelhafte Archivierung elektronischer Post hat Konsequenzen

Gesetzliche Vorgaben für die eMail-Archivierung

Eine Verletzung der Pflichten kann empfindliche Konsequenzen haben. Eine vorsätzliche oder fahrlässige Verletzung kann eine Ordnungswidrigkeit im Sinne einer Steuergefährdung gemäß Paragraf 379 der AO darstellen. Im schlimmsten Fall kann die Verletzung der Archivierungspflichten strafbar sein, etwa wenn durch eine unzureichende oder gar manipulative Archivierung eine Firma vorsätzlich die Übersicht über ihren Vermögensstand erschwert mit dem Ziel, Vermögensbestandteile, die im Falle eines möglichen Insolvenzverfahrens zur Insolvenzmasse gehören, beiseite zu schaffen oder gar zu verheimlichen (Paragraf 283 und folgende des Strafgesetzbuches).

Außerdem drohen steuerrechtliche Konsequenzen oder zivilrechtliche Sanktionen in Form von Schadensersatzansprüchen sowie die persönliche Haftung des Vorstands. Dieser kann zur Verantwortung gezogen werden, wenn er Entwicklungen, die ein Risiko für den Betrieb darstellen könnten – wie eine durch Mitarbeiter unterlassene Speicherung relevanter eMails – nicht durch ein Risikomanagement überwacht und durch geeignete Maßnahmen Rechtsverletzungen vorbeugt (Paragraf 91, Absatz 2 und Paragraf 93, Absatz 2 Aktiengesetz).

Ergänzendes zum Thema

Fazit und Ausblick

Fazit und Ausblick

Die sorgfältige Archivierung von eMails ist für jeden Unternehmer ein gesetzliches Muss. Verstöße haben ernsthafte Konsequenzen zur Folge und können eine Firma im schlimmsten Fall in die Insolvenz zwingen. Daher ist es mehr als empfehlenswert, klare Regeln für die Nutzung und Archivierung von eMails durch die Mitarbeiter zu schaffen. Welche Vereinbarungen sich dafür anbieten, welche den Datenschutz betreffenden Bestimmungen bei der Auswertung zu beachten sind und wie lange eMails gespeichert werden sollten, erfahren Sie im zweiten Teil dieses Beitrages in Ausgabe 23 von IT-BUSINESS.

Die sorgfältige Archivierung von eMails ist für jeden Unternehmer ein gesetzliches Muss. Verstöße haben ernsthafte Konsequenzen zur Folge und können eine...