So bereiten Sie sich auf eine Betriebsprüfung vor

Menschenkenntnis für Unternehmer – der Betriebsprüfer

| Autor / Redakteur: Jörg Frey / Heidemarie Schuster

Schon der Smalltalk erfolgt bei der Betriebsprüfung mit Hintergedanken.
Schon der Smalltalk erfolgt bei der Betriebsprüfung mit Hintergedanken. (Bild: Gina Sanders - Fotolia.com)

Es passiert nicht oft und beliebt ist es schon gar nicht – wenn das Finanzamt in Person des Betriebsprüfers zur Prüfung vor der Tür steht. Denn selbst wenn man sich nichts vorzuwerfen hat: Das deutsche Steuerrecht ist so kompliziert, dass Fehler fast zwangsläufig passieren.

Die richtige Vorbereitung und das konkrete Wissen, wie ein Betriebsprüfer arbeitet, lassen auch jeden Selbständigen und Kleinunternehmen ohne Finanzabteilung dieses Ereignis überstehen. Kenntnisse, mit welchen Mitteln die Prüfer Steuervergehen aufdecken – bewusste oder unbewusste -, unterstützen dabei das richtige Handeln. Nachfolgend erfahren Sie, wie sich am besten auf eine Betriebsprüfung vorbereiten und mit welchen Tricks der Betriebsprüfer arbeitet.

1. Smalltalk mit Hintergedanken

Ein erfahrener Betriebsprüfer startet seine Prüfung mit Smalltalk und gibt dem Unternehmer dabei das Gefühl, er sei die interessanteste und wichtigste Person auf der Welt. Geschmeichelt von so viel Aufmerksamkeit wird der Unternehmer mehr von seinen privaten Vorlieben preisgeben. Aber Vorsicht: Die Gespräche über Auto, Urlaub, Hobby und die teure Familie sind für den Prüfer bereits erste Amtshandlungen im Rahmen der Betriebsprüfung. Er sucht dann in der Buchhaltung nach Betriebsausgaben, mit denen der Unternehmer seine privaten Vorlieben über sein Unternehmen finanziert hat. Eine Dienstreise mit anschließendem Familienurlaub? Ein schickes Cabriolet als Geschäftswagen? Darauf müssen Sie nicht verzichten, Sie sollten die Aufteilung von privaten und geschäftlichen Ausgaben allerdings stets dokumentieren und im Zweifelsfall schlüssig argumentieren können.

Tipp: Beim ersten Aufeinandertreffen von Prüfer und Unternehmer empfiehlt es sich deshalb, stets den Steuerberater an der Seite zu haben. Dieser wird für eine sachliche Diskussion sorgen und die private Ebene des Unternehmers völlig ausblenden.

2. Registrierkasse 1: Kassenmanipulation durch Zapper

In bargeldintensiven Branchen mit elektronischen Registrierkassen werden Manipulationen der Betriebseinnahmen von Haus aus unterstellt. Deshalb widmen sich manche Betriebsprüfer hier ausschließlich den Betriebseinnahmen. Es gibt nämlich eine Software, auch unter dem Namen „Zapper“ bekannt, mit der die Kassenaufzeichnungen nachträglich über einen USB-Stick manipuliert werden können. Die Finanzämter prüfen mit Vorliebe die Hersteller und Händler solcher Zapper. Damit fallen ihnen nämlich alle Käuferdaten in die Hände. Und die Käufer dieser Manipulations-Software sind die nächsten auf der Prüfungsliste.

3. Registrierkasse 2: Neue Prüfungstechniken

Fast jedes Finanzamt hat inzwischen speziell ausgebildete Kassenprüfer, die elektronische Registrierkassen auslesen und somit fast jeder Manipulation auf die Spur kommen. Bei diesem als „neue Prüfungstechniken“ bezeichneten Daten-Check wird mit zahlreichen scheinbar steuerlich nicht relevanten Firmendaten jongliert. Doch das hat Methode: Denn ist beispielsweise in einem Restaurant an einem bestimmten Abend nur erfahrenes Personal im Einsatz, so ist nicht plausibel, warum über mehrere Stunden nur der Trainingsspeicher der Kasse benutzt wurde (Hintergrund: Bei Benutzung des Trainingsspeichers werden die eingegebenen Daten nicht als Kasseneinnahmen erfasst).

4. Zeitgemäßes Fahrtenbuch

Meldet sich der Prüfer des Finanzamts an, ist das Nachschreiben von Fahrtenbüchern keine Seltenheit. Dumm nur, wenn man dabei ein Fahrtenbuch verwendet, das im betreffenden Jahr noch gar nicht auf dem Markt war. Die Hersteller von Papier-Fahrtenbüchern verwenden jedes Jahr neue Deckblätter. Die Prüfer sind darüber im Bilde und erkennen, wenn Sie hinters Licht geführt werden. Folge: Sie stufen das Fahrtenbuch als unwirksam ein, weil es nicht zeitnah geführt wurde.

5. Lieblingszahlen überführen Steuersünder

Wussten Sie, dass jeder Mensch unbewusst Lieblingszahlen hat, die er überdurchschnittlich häufig (beispielsweise in Passwörtern, beliebigen Zahlenkolonnen und so weiter) verwendet? Dieses Wissen macht sich auch das Finanzamt zunutze, und prüft Fahrtenbuch- oder Kassenaufzeichnungen mit dem so genannten Chi-Quadrattest. Das funktioniert so: Der Betriebsprüfer speist die steuerlichen Datenkolonnen in die Prüfersoftware IDEA ein und erhält auf Knopfdruck in wenigen Minuten eine Rückmeldung, wenn bestimmte Zahlen auffällig häufig verwendet wurden – möglicherweise eben die unbewussten Lieblingszahlen des Unternehmers.

Tipp: Selbst wenn der Chi-Quadrattest scheinbare Manipulationen durch erfundene Daten auswirft, gibt das dem Finanzamt noch lange nicht das Recht, bei Gewinn oder Umsatz Hinzuschätzungen vorzunehmen. Dazu müssen weitere Indizien für eine fehlerhafte Buchführung vorliegen. Das Testergebnis sorgt aber für erhöhte Aufmerksamkeit beim Prüfer.

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