02.09.2009 | Redakteur: Katrin Hofmann
Der Großteil der Unternehmen hierzulande hat Print Management und Document Solutions derzeit noch nicht im Einsatz. Ungeachtet der geringen Verbreitung sind die Analysten von IDC aber aufgrund der Ergebnisse einer Studie vom Umsatzpotenzial überzeugt und geben wertvolle Tipps für den Umgang mit den künftigen Kunden.
Rund drei Viertel der IT-Fach- und -Führungskräfte setzen Print Management derzeit in ihrem Unternehmen nicht um. Document Solutions nutzen laut einer Umfrage von IDC unter 511 deutschen Firmen mit über 200 Angestellten lediglich elf Prozent. Für 84 Prozent spielt das Thema keine Rolle. Als Hauptgründe für die Zurückhaltung kristallisierten sich vor allem Zweifel an Kostenspar-Effekten, allgemeine Budgetgründe in Verbindung mit mangelnder Unterstützung durch die Geschäftsleitung und fehlende personellen Ressourcen heraus.
Dass sich die Investitionen jedoch tatsächlich amortisieren, zeigt ein weiteres Ergebnis der Umfrage: Diejenigen, die Print Management einführen wollen, unterschätzen die Möglichkeiten der Druckkosten-Einsparungen. Während beispielsweise keiner der Planenden mit Spareffekten von mehr als 40 Prozent rechnet, konnten immerhin sieben Prozent der Print-Management-Nutzer ihre Kosten in diesem Maße reduzieren. Das Gros derer, die mit dem Gedanken einer PM-Einführung spielen, will die Ausgaben um zehn bis 15 Prozent reduzieren. Deutlich häufiger betragen die Kosteneinsparungen jedoch zwischen 15 bis 20 Prozent. Ebenfalls ein gutes Verkaufsargument für die Anbieter: Die Mehrheit der Anwender (84 Prozent) ist mit den erzielten Kosteneinsparungen zufrieden.
Bei Document Solutions sind ebenfalls Budget-Einschränkungen in Verbindung mit dem vermuteten hohen Implementierungsaufwand die entscheidenden Hemmfaktoren. Allerdings können rund 54 Prozent der Befragten keine internen oder externen Hürden erkennen. Bei Print Management stellt sich die Situation ähnlich positiv dar. Das wertet IDC-Analyst Matthias Kraus als weiteren „Hinweis darauf, dass Print Management und Document Solutions vermittelbar und umsetzbar sind.“
Deshalb, so seine Empfehlung, sollten Anbieter den Unternehmenskunden die Gesamtkosten für die Druck- und Dokumentenverarbeitung transparent vor Augen führen. Über die direkten Kosten – die Anschaffungs-Investition – hinaus, sollten Dienstleister auf versteckte Kosten nicht effizienter Lösungen hinweisen. Kraus: „Viele Firmen betrachten ausschließlich die direkten Ausgaben.“ Gerätewildwuchs und mangelndes Management dezentraler Druck-Infrastrukturen seien häufig unter anderem mit ungünstigeren Einkaufskonditionen, administrativem Mehraufwand, mehr Störungen oder unnötigen Ausdrucken verbunden: allesamt Kostentreiber. Ineffiziente Dokumentenprozesse beeinflussten die Produktivität des gesamten Unternehmens.
„Diese indirekten Kosten sind vielfach höher als die direkten. Nur wenn es den Anbietern gelingt, den Firmen die Gesamtkostenbetrachtung zu vermitteln, werden diese auch das Potenzial von Print Management und Document Solutions erkennen“, so Kraus abschließend.
Print Management und Document Solutions umfassen IDC zufolge Maßnahmen und Produkte (Hardware, Software und Services), um eine optimale Druck- und Dokumentenverarbeitung (beispielsweise Digitalisierung) zu ermöglichen. Zu Hardware zählt IDC neben Druckern und Multifunktionsgeräten auch Kopierer, Scanner und Faxgeräte. Software umfasst unter anderem solche fürs Gerätemanagement, die Digitalisierung oder das Routing. Zu Services gehören beispielsweise Beratung, Implementierung und Support.
Das Ziel dieses umfassenden Konzeptes ist neben der Kostenoptimierung die Erhöhung der Leistungsqualität der Infrastruktur und eine höhere Effizienz bei der Dokumentenverarbeitung, was letztlich Geschäftsprozesse optimieren helfen soll.
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