Einsatz und Planung von Print Management und Document Solutions Software

Wenige haben noch keine Entscheidung getroffen.

Im Rahmen der Studie „Print Management & Document Solutions“ hat das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC im Frühjahr 2012 eine Befragung unter 200 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 200 Mitarbeitern durchgeführt.

Ziel der Studie war es, die aktuelle Situation sowie die Pläne der Unternehmen rund um die Themen Print Management und Document Solutions darzustellen.

Im Zuge der Befragung zeigte sich, dass immer mehr Unternehmen den Nutzen von Print Management und Document Solutions erkannt haben und bereits entsprechende Software einsetzen oder die Nutzung planen. Wie die Verteilung der befragten Unternehmen hier im Detail aussieht, zeigt ein Blick auf die Grafik.

41 Prozent der Unternehmen setzen Print Management ein und 34 Planen planen die Einführung in den kom-menden 12 bis 24 Monaten. Zusätzlich befindet sich über ein Fünftel (22 %) in der Evaluierungsphase, das heißt sie beschäftigen sich mit der Thematik, eine Entscheidung steht allerdings noch aus. Document Solutions werden von 28 Prozent genutzt, 38 Prozent planen den Einsatz innerhalb der kommenden ein bis zwei Jahre und weitere 23 Prozent der Befragten geben an, sich mit Software und Services zur Optimierung von Dokumentenprozessen auseinanderzusetzen.

Print Management wird demnach aktuell häufiger als Document Solutions eingesetzt. Damit bestätigt sich der Trend der vergangenen Jahre und untermauert typische Vorgehensweise: Im ersten Schritt optimieren Unternehmen den Gerätepark, senken Druckkosten und verbessern parallel Verfügbarkeit und Qualität. Im zweiten Schritt werden dann Dokumentenprozesse effizienter gestaltet und somit der Nutzen für die Produktivität der Fachabteilungen gesteigert. In der Praxis ist es natürlich möglich, einzelne Document Solutions für bestimmte Themen oder Bereiche, wie Sicheres Drucken oder elektronische Formulare zu implementieren. Insgesamt zeigen die Ergebnisse aber, dass zunächst der Gerätepark mit Hilfe von professionellem Print Management betrieben und die Druckkosten gesenkt werden. Damit werden die Voraussetzungen geschaffen, um im Büroumfeld anschließend Dokumentenprozesse effizienter und sicherer zu gestalten.