Einsatz und Planung von Document Solutions Software in Firmen

Zahlreiche Themen stehen auf der Agenda.

IDC hat im Frühjahr 2012 eine Befragung unter 200 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 200 Mitarbeitern durchgeführt. Ziel war es, die Situation sowie die Pläne rund um Print Management und Document Solutions darzustellen.

Im Zuge der Befragung für die Studie „Print Management & Document Solutions“ zeigte sich, dass immer mehr Unternehmen den Nutzen von Document Solutions erkannt haben. Ein Blick auf die Grafik zeigt, welche Softwarekomponenten in den Unternehmen derzeit bereits zum Einsatz kommen.

Am häufigsten setzen die Unternehmen Software zur elektronischen Archivierung von Dokumenten (64 %) ein. Die digitale Archivierung spart Lagerplatz und Dokumente werden teilweise automatisch archiviert und indexiert. Mit anwenderfreundlichen Suchfunktionen lassen sich Informationen wesentlich einfacher und schneller wiederfinden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten werden erfüllt und die Produktivität der Mitarbeiter erhöht sich. Gleichzeitig steigt auch die Zufriedenheit der Kunden, wenn beispielsweise zur Bearbeitung einer Kundenanfrage ein Dokument schnell wiedergefunden werden muss und die Anfrage so rasch bearbeitet werden kann.

Lösungen zur Digitalisierung und manuellen Verteilung (46 %) werden nach Angaben der Befragungsteilnehmer am zweithäufigsten eingesetzt. Diese Software wird meist mit den Multifunktionsgeräten mitgeliefert und beinhaltet Funkionen wie „Scan-to-eMail“ oder „Scan-to-Folder“. Hierbei lassen sich bestimmte Verteiler anlegen, so dass der Anwender die Dokumente sofort an die entsprechenden Adressaten in einem gewünschten Format verteilt werden. Solche Lösungen können auch mit Datenbanken oder einem elektronischen Archivsystem verbunden werden.

Ebenso 46 % der Unternehmen setzen elektronische Formulare ein. Unternehmen sparen nicht nur Lager- und Logistikkosten, sondern gewinnen hierdurch etwa an Flexibilität indem sie kurzfristig Änderungen vornehmen können, ohne dass die in großer Stückzahl und im teuren Offsetdruck vorproduzierten Formulare entsorgt werden müssen. Nur bei Bedarf druckt der Anwender dezentral – beispielsweise eine Versicherungsagentur – Formulare aus. Mit zunehmender Unternehmensgrößenklasse nimmt die Nutzung von elektronischen Formularen tendenziell zu.

Aktuell setzen die befragten Unternehmen demnach vor allem Lösungen ein, die Teilbereiche von Dokumentenprozessen optimieren. Es bietet sich also noch Potential, um dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu automatisieren, denn erst dann kann der ganze Nutzen entfaltet und die Produktivität der Mitarbeiter weiter verbessert werden.