Steuerberater warnen vor falschem Umgang mit Kassen-Bons

Beim Umgang mit Barzahlungen muss Einiges beachtet werden.

Welche Anforderungen stationäre Händler bei der Buchführung erfüllen müssen, erklärt Steuerberater Roland Franz von der Kanzlei Roland Franz & Partner. Mittlerweile gebe es schärfere Anforderungen an den Umgang mit elektronischen Kassen.

Eine nicht ordnungsgemäße Buchführung kann zu hohen finanziellen Belastungen führen. Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Essen, weist darauf hin, dass die Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung bei elektronischen Kassensystemen verschärft und einige Ausnahmeregelungen gestrichen wurden.

Alle Daten des elektronischen Kassensystems müssen Franz zufolge mittlerweile so gespeichert werden, dass ein Betriebsprüfer diese direkt aus der Kasse auslesen kann. Wie bisher seien auch sämtliche Organisationsunterlagen rund um die Kasse, wie Bedienungsanleitung und Programmieranleitung oder Protokolle von Umprogrammierungen, aufzubewahren.

Daneben müssten sämtliche elektronische Daten eines Kassensystems „unverdichtet“ gespeichert werden. Es sei unzulässig, Einzel-Bons zu Gunsten des Tagesendsummen-Bons zu löschen. Auch dürften aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form vorgehalten werden – was wiederum der Kanzlei zufolge bedeutet, dass die alleinige Aufbewahrung der Bons auf Papier nicht ausreichend ist.

Wesentlich sei ebenfalls, dass für jede einzelne Kasse protokolliert werden muss, in welchen Zeiträumen sie an welchem Ort eingesetzt wurde.

„Für den Fall, dass die Kassensysteme eines Steuerpflichtigen diese Forderung nicht erfüllen können, ist bereits dadurch die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt. Im Falle einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung ist einer Schätzung der Einnahmen durch die Betriebsprüfung mit unkalkulierbaren Folgen für das Unternehmen Tür und Tor geöffnet“, so Roland Franz.