10.08.11 | Autor / Redakteur: IT-BUSINESS / Regina Böckle / Regina Böckle
Wer bei digitalen Whiteboards nur an die Modernisierung von Klassenzimmern denkt, dem könnten lukrative Zusatzgeschäfte mit Firmenkunden entgehen. Denn auch hier ist moderne Präsentationstechnik gefragt, wie das Beispiel des Online-Spiele-Entwicklers Playgenic zeigt.
Digitale Whiteboards, ursprünglich als Werkzeug für modernen Unterricht erfunden, sind zunehmend auch für alle Unternehmen interessant, die ihre Besprechungen effizienter gestalten wollen.
Wie ein solches Projekt bei einem Mittelstandskunden umgesetzt werden kann, beschreibt das Beispiel des Online-Spiele-Entwicklers Playgenic.
Die Mitarbeiter des Münchner Unternehmens arbeiten seit rund sechs Monaten mit dem digitalen Whiteboard von Smart Technologies, dem „Smart Board“, und gehören damit zu einer stetig wachsenden Anwendergruppe außerhalb des Bildungssektors.
„Am Anfang waren alle ein bisschen skeptisch“, berichtet Playgenic-CEO Marc Wardenga rückblickend. „Heute hat jeder erkannt, dass das interaktive Whiteboard viel mehr als ein ‚Management Spielzeug‘ ist“, so sein Fazit.
Doch wie überwand der Playgenic-Chef seine ursprüngliche Skepsis? Michael Bieser vom Systemhaus BV-ComOffice lud Marc Wardenga ein, die Smart-Produkte im Münchner Showroom des Herstellers genauer unter die Lupe zu nehmen – mit Erfolg: „Für mich war es wichtig, das System im Betrieb zu sehen und zu testen. Die im Internet verfügbaren Informationen hätten mir alleine nicht gereicht“, berichtet Wardenga. Der Besuch im Showroom dagegen habe ihn sofort überzeugt: „Ich konnte dann kaum erwarten, dass das System geliefert wird“.
Aus technischer Sicht war die volle Unterstützung von Apple Macintosh-Systemen für Wardenga ebenfalls ein entscheidender Faktor: „Playgenic ist vollständig auf Mac standardisiert. Das ist vor allem für unsere Entwickler enorm wichtig.“
Wardenga erinnert sich, dass er das erste Meeting mit dem neuen Smart Board mit seinen Gesellschaftern gemacht habe. Die seien dem Tool sehr skeptisch gegenüber gestanden. „Wir haben über potenzielle Investoren gesprochen und auf dem Whiteboard in kürzester Zeit eine Longlist und aus dieser eine Shortlist entwickelt“, sagt Wardenga. Dieser Einsatz habe wirklich überzeugt: „Das Meeting war sehr effizient. Mit herkömmlichen Tools - Flipchart, Moderationskarten et cetera - wäre der Aufwand erheblich höher gewesen.“
Mittlerweile steht Wardenga an seinem Smart Board, lädt aus einer Bibliothek die Logos potenzieller Investoren und schiebt diese in verschiedene Listen und Quadranten, die er eben von Hand auf die Tafel gezeichnet hat. „Heute“, sagt er, „arbeitet das gesamte Management Team sehr intensiv mit dem Tool“.
Zwischenergebnisse können bei Playgenic jetzt sofort per Klick als PDF-Dokument an die Meeting-Teilnehmer versendet und Aufgaben verteilt werden. „Geschwindigkeit ist hier ein wichtiger Faktor“, betont Wardenga, „jeder kennt doch die Situation: Kopien der Folien oder Aufzeichnungen eines Meetings werden erst Tage nach dem Meeting verteilt, wenn jeder schon wieder den Kopf voll anderer Dinge hat.“ Damit ist die Dynamik, die ein gutes Meeting in eine Thematik bringt, zum Erliegen gekommen bis die Protokolle verteilt sind. „Und ein Clou ist: Jeder Teilnehmer kann das Protokoll sofort am Smart Board unterschreiben. Das erhöht die Verbindlichkeit“, schmunzelt Wardenga.
Zuletzt habe man gemeinsam an der Entwicklung des Unternehmensleitbilds und des Mission Statements gearbeitet. Für ihn als CEO eines schnell wachsenden Startup-Unternehmens - derzeit beschäftigt die Playgenic 16 Mitarbeiter hauptsächlich in der Softwareentwicklung - eine vordringliche Aufgabe, bei der sich das interaktive Whiteboard-System bewährt habe.
Außerdem stelle die Smart-Lösung mittlerweile einen Imagefaktor dar: „Wir sehen uns als modernes, weltweit tätiges, digitales Unternehmen. Da versteht es sich, dass wir moderne Technologien einsetzen“, betont Wardenga.
Das bestätigt auch sein Systemhauspartner Michael Bieser von BV-ComOffice „Wir verkaufen unseren Kunden eine ganz neue Art, Meetings durchzuführen.“ Das technische Know-how sei im Kundengespräch zwar ebenso wichtig wie RoI-Argumente, aber die eigentlichen Mehrwerte lägen im effizienteren Arbeiten.
Preislich, seien die Systeme heute bereits sehr interessant, betont Wardenga. Amortisiert habe sich das System bereits nach einem Jahr, „vermutlich aber schon schneller“. Der Preisunterschied gegenüber der Ausstattung mit herkömmlicher Projektionstechnologie sei nicht erheblich, vor allem nicht angesichts der vielen weitergehenden Einsatzmöglichkeiten.
Eine ganz besondere Perspektive eröffnet Wardenga die Möglichkeit zur weltweiten Vernetzung der interaktiven Whiteboards: Im kommenden Jahr sei die Expansion in die USA geplant, da könne man in München und Kalifornien anstehende Themen gemeinsam am selben System bearbeiten. Das sei vorteilhafter als herkömmliche Video- oder Telefonkonferenzen.
BV-com Office bietet gemeinsam mit Smart Technologies neben Beratung und Installation auch Schulungen an, um Kunden den Einstieg und den Umgang mit den vielfältigen Möglichkeiten der interaktiven Whiteboards zu erleichtern. „Die Kunden sind mit den Systemen nur dann zufrieden, wenn sie diese auch richtig einsetzen“, weiß Bieser, und Wardenga bestätigt: „Die Mitarbeiter müssen die Mehrwerte des Systems selbst erfahren. Als Chef kann ich meinen Leuten die Benutzung nicht verordnen.“
Daher steht im Meeting-Raum der Playgenic neben dem Whiteboard auch noch ein klassisches Flipchart: „Es kommt auf die Anwendung an“, erklärt Wardenga, „auch bei Meetings wird es noch lange kein vollständig papierloses Arbeiten geben.“ Vor allem bei sehr kurzen Besprechungen arbeite er gerne mit Papier.
Für die schnelle, reibungslose Auslieferung des Projekts sorgte Distributor Ingram Micro, der seit Jahresbeginn nicht nur Smart-Produkte an Fachhandelspartner vertreibt, sondern für den Hersteller auch die gesamte Logistik übernimmt.
Eine wichtige Grundlage für den sicheren Transport setzten die Logistikexperten der Ingram Micro am Lagerstandort Straubing bereits im Vorfeld: „Durch den Einsatz von Spezialpaletten konnten wir die Transportschäden minimieren“, sagt Petra Novak, die als Product Manager Marketing für die Zusammenarbeit mit Smart verantwortlich ist. „Die Systeme werden stehend auf Paletten und in Folie gewickelt verschickt.“
Gerade inhabergeführte mittelständische Betriebe seien offen für effiziente, innovative Lösungen für ihre Meeting-Räume, erklärt Christoph Dassau, verantwortlich für den Bereich Consumer Electronic bei Distributor Ingram Micro, der auch Lösungen von Smart Technologies vertreibt. Im Gegensatz zum Bildungsbereich sind bei mittelständischen Unternehmen auch die Entscheidungswege bei der Beschaffung neuer Lösungen sehr kurz. „Wenn man dem Inhaber die Vorteile einer Whiteboard-Lösung zeigt, trifft dieser sehr schnell die Entscheidung“, so die Erfahrung von Dassau.
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