Ohne elektronische Post geht es nicht!
Warum Social Enterprise Tools die E-Mail nicht ersetzen können

Seit rund einem Jahr prognostizieren einige Marktbeobachter der E-Mail einen frühen Untergang. Der Grund: Soziale Netzwerke wie Facebook & Co. sollten die gute alte elektronische Post schon sehr bald überflüssig machen. Doch ist dem wirklich so?

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Was ist denn der Vorteil Ihrer Lösung gegenüber z.B. Office 365 oder einer Firmeninternen Lösung mit Exchange/Sharepoint/Lync?

Der Artikel greift bereits viele wichtige Argumente auf. Dass gerade im privaten Bereich Social Media und Messaging die E-Mail ablösen, ist ein Prozess der sicherlich stattfindet. Ein schnelles verschwinden der E-Mail ist jedoch auch hier nicht zu erwarten. Diese Entwicklung jedoch direkt auf den Geschäftsbereich zu übertragen wäre zu einfach und verdrängt einfach die Tatsache, dass die E-Mail aktuell das Kommunikationstool Nummer Eins für Unternehmen ist. Zudem übernimmt die elektronische Post mittlerweile erweiterte Aufgaben.
E-Mails bieten weitere Vorteile in der gesetzeskonformen Unternehmenskommunikation, aber auch im privaten Bereich zur Versendung vertraulicher Inhalte. Sie können quasi wie ein Einschreiben mit Rückschein fungieren – verschlüsselt mit entsprechender manipulationsfreier Rückinfo – und so beispielsweise den Rechnungsversand rechtskonform und portofrei ermöglichen. Für Firmen gilt: Die geschäftliche Kommunikation per Mail ist und bleibt unschlagbar, insofern die Hoheit über den Mailserver noch gegeben ist
Sicherlich kommen zunehmend Facebook und Co. zum Einsatz. Die rechtliche Situation in Deutschland und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien erlaubt es eigentlich nicht, dass sensible datenschutzrelevante Daten und Kommunikation über diesen Weg ausgetauscht werden. Professionelle E-Mail-Management -Lösungen bieten genau diese Rechtsicherheit. Geschäftsrelevante Kommunikation wird hier gemäß der Gesetzeslage abgewickelt und archiviert.

Grundsätzlich muss sich jedes Unternehmen darüber klar werden, ob es schützenswerte Daten hat und ob es die Hoheit über die eigenen Daten besitzt. Letztlich spielt dabei auch die Wahl des Providers des Vertrauens eine entscheidende Rolle. Wo werden eigentlich die Daten gespeichert? Verlassen Sie die deutschen Landesgrenze –Stichwort Cloud? So kommen beispielsweise auch in deutschen Unternehmen Lösungen zum Einsatz, die Mails komplett auf ihre Inhalte scannen und Daten im Ausland in der Cloud speichern. Da muss man nicht lange darüber nachdenken, welche wichtigen rechtlichen Instanzen verletzt werden – Datenschutz, je nach Betriebsvereinbarung, Postgeheimnis etc.

Es ist keine Frage, dass privates Chatten auf eigene Verantwortung erfolgt. Die Tragweite für Unternehmen, die die Nutzung solcher Plattformen erlauben, ist jedoch damit nicht zu vergleichen. Hier gilt es zu prüfen, ob man sich auf rechtsicheren Pfaden bewegt. Es darf nicht soweit kommen, dass unkontrolliert Daten von Mitarbeitern, Kunden oder Partnern auf solchen Plattformen auftauchen.

Thomas Volkert, Geschäftsführer ByteAction GmbH