Tabellenkalkulation vs. Kaufmännische Software

Die Leiden junger Unternehmer mit kaufmännischer Software

| Autor / Redakteur: Matthias Weber* / Elke Witmer-Goßner

Start-ups sollten nicht am falschen Ende sparen und sich gleich ein leistungsfähiges ERP-System leisten.
Start-ups sollten nicht am falschen Ende sparen und sich gleich ein leistungsfähiges ERP-System leisten. (Bild: © gustavofrazao - Fotolia)

Ein gewinnbringendes Geschäftsmodell erarbeiten, mehrwertige Produkte entwickeln und dabei noch die richtigen Mitarbeiter finden – das sind zentrale Herausforderungen eines Start-ups. Kein Wunder, dass die Organisation der Geschäftsprozesse kaum Beachtung findet und schnell in Form von Tabellen erledigt wird.

Abhilfe schaffen hier Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP), die alle unternehmerischen Aufgaben planen und steuern. Doch die sind meist teuer und scheinbar nur für größere Unternehmen geeignet. Mit welchen Leiden die Start-ups zu kämpfen haben, welche Lösungen es gibt und ab wann sich ERP lohnt, ist im Folgenden zusammengefasst.

Was ERP eigentlich bedeutet

Enterprise Resource Planning, kurz ERP, beschreibt die Planung und Steuerung aller unternehmerischen Aufgaben. Ein ERP-System unterstützt somit alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens ab. Ziel eines ERP-Einsatzes ist die Wertschöpfungskette durch die Verbindung einzelner Unternehmensbereiche zu verbessern und damit die verschiedenen Ressourcen (Arbeit, Know-how, Material, Geld, Technik und Daten) effektiver zu nutzen. Meist ist ein ERP-Programm in Module gegliedert, die bestimmte Funktionen erfüllen. Hierzu gehören:

  • Vertrieb & Marketing: Kundendaten, etc. werden im sogenannten CRM (Customer-Relationship-Management) abgelegt;
  • Beschaffung & Materialwirtschaft: alle Daten, zum Beispiel zum Materialfluss sind unter SCM (Supply-Chain-Management) vereint;
  • Produktions-Management: Planung und Steuerung der Produktion finden im PPS (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem) statt;
  • Rechnungswesen & Finanzen; Im FiBu (Finanzbuchhaltung) werden alle finanziellen Prozesse abgebildet;
  • Auch das Lager-Management, Personalwesen (HR), Controlling und Dokumenten-Management (DMS) gehören zu den Funktionen einer ERP-Lösung.

Die sieben ERP-Vorteile für Start-Ups

Für Start-ups steht gerade zu Beginn ihrer Karriere die Anschaffung einer kaufmännischen Software nicht auf der Agenda. Die Kosten sind zu hoch, die Technologie zu komplex und meist fehlen auch die Ressourcen im Unternehmen, die Datenbanken ordentlich zu pflegen. Die naheliegende Lösung sind häufig Tabellenkalkulationen, die sich – da bekannt – schnell und einfach bedienen lassen. Dabei hätten ERP-Systeme durchaus auch Vorteile für Start-Ups. Aufzuzählen sind hier die Automatisierung der Geschäftsprozesse, kürzere Bearbeitungszeiten und damit mehr Zeit für das Kerngeschäft, Kostenersparnisse gerade auf lange Sicht, optimierte Prozesse dank verringerter Durchlaufzeiten und somit besserer Service, verbesserte Datenqualität mit weniger Redundanzen und Inkonsistenzen, die integrierte Kollaboration über Abteilungsgrenzen hinweg sowie damit verbunden eine effizientere Zusammenarbeit durch schnelleren und einheitlicheren Informationsfluss.

Daher lohnt sich schon ab den ersten Dateneingaben sich die Anschaffung einer ERP-Software. Denn mit den ersten, systematisch erfassten Informationen gelingt es, die eigenen Kunden besser zu verstehen, die internen Ressourcen effizienter zu verwalten und das Rechnungswesen zu optimieren. Ein großer Nachteil sind allerdings die damit verbundenen Kosten, die sich je nach Umfang und Anbieter zwischen 10.000 und 30.000 Euro für kleinere Unternehmen belaufen können. Geld, das gerade Start-ups oft nicht haben. Abhilfe schaffen hier ERP-Lösungen aus der Cloud. Sie lassen sich oft modular buchen, werden pro Monat, quasi als Abonnement, bezahlt und bleiben dank regelmäßiger Aktualisierungen immer „up-to-date“.

Die drei schwersten Leiden

Wenn es um kaufmännische Prozesse geht, kämpfen Start-ups vor allem mit drei Herausforderungen: Kundendaten-, Ressourcen- und Rechnungsverwaltung. Wer diesen Herausforderungen nur mit Hilfe von Tabellenprogrammen wie Excel begegnen will, hat nach den ersten Monaten schon große Probleme, den Überblick zu behalten. Warum das so ist, zeigen die folgenden Hindernisse.

Ob Microsoft, Quickoffice oder Google Docs – Tabellenkalkulationen gibt es zu Hauf auf dem Markt. Einige davon sind sehr günstig, wenn nicht sogar kostenlos. Kein Wunder, dass gerade Unternehmen, die noch am Anfang ihrer Tätigkeit stehen, auf solche Lösungen zurückgreifen. Die ersten Wochen kann das auch noch gut gehen. Aber was passiert, wenn die Anzahl der Kunden erfreulicherweise ansteigt? Dann stoßen Excel und Co. schnell an ihre Grenzen. Ein Grund dafür: Informationen für die Beziehungspflege oder kommende Marketingmaßnahmen lassen sich nur begrenzt filtern und nutzen. In Zeiten von Personalisierung erwarten aber immer mehr Kunden, vor allem der jüngeren Generation, maßgeschneiderte Kontaktaufnahmen. Dazu gehört bereits die richtige Ansprache, aber auch die Nutzung des präferierten Kommunikationskanals. In einem ERP-System lassen sich diese Informationen nicht nur hinterlegen, sondern auch automatisieren. Das spart Zeit und stärkt die Kundenzufriedenheit.

Eng damit verbunden ist die Ausspielung von Marketingaktivitäten. Nur wer seinen Kunden gut kennt, weiß, was er in der Vergangenheit gekauft hat und kann die richtigen Promotionaktionen anbieten oder Crossselling betreiben. Auch für alle Content-Marketing-Maßnahmen lassen sich wichtige Rückschlüsse ziehen, beispielsweise darüber, welche Themen meine Zielgruppe interessieren, wie man sie segmentieren kann oder wie sich entsprechende Inhalte, zum Beispiel im Newsletter, anbieten lassen. Das würde sicherlich die Kundenbindung verbessern und im Vergleich zum Wettbewerb, Vorteile schaffen. Auch beim Erstellen von Statistiken über Zufriedenheit der Kunden, Probleme oder Beschwerdehäufigkeit und daraus folgendem Handlungsbedarf, ist man mit einer Tabelle schnell überfordert. Daten sind das neue Gold, das gilt auch für Start-ups. Aus dem Grund braucht es Tools, die mit einem Klick Statistiken rausgeben, zum Beispiel zur Zufriedenheit.

Mängel bei der Ressourcenverwaltung

Wie es schon im Namen ERP steckt, geht es bei kaufmännischen Prozessen primär um Ressourcen und deren Planung sowie Steuerung. Sie sind das Herz eines Unternehmens und müssen kontinuierlich analysiert und optimiert werden. Wer sich zulange auf seinen Erfolg ausruht, kann auf lange Sicht auf dem globalen Markt nicht bestehen – das gilt sowohl für Start-ups als auch für Großkonzerne. Daher ist es umso wichtiger von Anfang an auf eine Lösung zu setzen, die die folgenden Aspekte schnell und einfach „im Blick“ behält.

Auch wenn zu Beginn noch nicht so viele am Erfolg des Start-ups arbeiten, lohnt sich die frühzeitige Mitarbeiter-Disposition mit einem professionellen System. Dafür gibt es zwei Gründe: Der erste zeigt sich in der Produktion, die vielleicht schon nach den ersten Monaten den Schichtbetrieb und damit die Schichtplanung notwendig macht. Ein anderer Grund ist eine ausgewogene Work-Life-Balance, die sich vor allem viele Start-ups auf die Fahne schreiben. In der Übersicht lassen sich beispielsweise feste Homeoffice-Tage und Teilzeit-Beschäftigte eintragen. Das stellt gerade für die Zusammenarbeit im Team einen großen Gewinn dar.

Wer seinen Mitarbeitern Freiheiten wie das Arbeiten von zu Hause erlaubt, muss auch den Zugriff auf die unternehmensinternen Daten sicherstellen. Mit Cloud-Lösungen wie Google Docs ist das natürlich möglich, doch bringt die Bearbeitung von mehreren Kollegen das Tool schnell an seine Grenze. Ein weiteres Manko: Wenn beispielsweise Außendienstmitarbeiter auf das Produktinformationssystem, kurz PIM, zurückgreifen müssen, weil der Kunde eine produktspezifische Frage im Gespräch gestellt hat, hilft Google Docs nicht weiter. Ein einfacher Zugriff über das Cloud-ERP-Programm erlaubt den „Rundum-Blick“ auf alle Daten – zu jeder Zeit und ortsunabhängig.

Um das eigene Angebot immer zu verbessern, sollten Start-ups spätestens nach den ersten Aufträgen ihr Portfolio unter die Lupe nehmen. Tabellen können hier sicherlich helfen, eine Übersicht über die alle bestellten Produkte zu bekommen. Aber eine echte „Renner-Penner-Liste“ lässt sich nur durch ein professionelles System erstellen – und das in wenigen Klicks. Neben der Optimierung des Angebots, hilft das Tool aber auch bei der Materialverwaltung. Einfach auf gut Glück zu bestellen, ist ineffizient und verursacht gegebenenfalls genau im falschen Moment Kosten. Zum Beispiel, wenn die Lohnauszahlung ansteht oder die Miete. Was es hingegen braucht sind „just in time“- Lieferungen sowie rechtzeitige, automatisierte Bestellvorschläge, die auf Basis der Auftragslage erstellt werden. Nur professionelle ERP-Systeme können diese Funktionen erfüllen.

Rechnungsverwaltung optimieren

Neben der Kunden- und Ressourcenverwaltung kommt noch ein dritter, essentieller Aspekt hinzu: Das Rechnungswesen. Nur wer seine Geldflüsse im Blick hat, kann solide Entscheidungen treffen – sowohl für den Moment als auch für die Zukunft. Das betrifft auch den Umgang mit dritten, zum Beispiel dem Finanzamt. Das kann gerade Start-ups durch die Vielzahl von Regularien und Fristen zusetzen. Das kann im schlimmsten Fall sehr teuer werden. Diese und weitere Stolpersteine, die sich vor allem mit der Hilfe von professioneller Software umgehen lassen, sind im Folgenden erläutert.

  • Liquidation und Mahnwesen: Über welche flüssigen Mittel das Unternehmen verfügt und in einigen Monaten verfügen wird, lässt sich primär an den geplanten Zahlungseingängen ablesen. Allein wenn die Geldflüsse nachvollziehbar, lückenlos und fehlerfrei dokumentiert sind, können künftige Ausgaben – sei es für Material, neue Maschinen oder Mitarbeiter – geplant werden. Damit verbunden ist auch das Mahnwesen. In einem ERP-System lassen sich, im Gegensatz zu einer Tabelle, säumige Rechnungen anmahnen. Mehr noch: Der gesamte Prozess ist automatisierbar, zum Beispiel können die jeweiligen Anschreiben als Vorlagen gespeichert und anschließend versandt werden. Auch ist es möglich, für Nichtzahler eine Liefersperre einzusetzen und so das Unternehmen vor weiteren Zahlungsausfällen zu schützen.
  • Steuer: Wie erwähnt, spielt das Finanzamt bei der gesamten Rechnungsverwaltung eine große Rolle. Wer hier mit Hilfe von Tabellen versucht, alle nötigen Steuermeldungen abzuwickeln, braucht viel Zeit und Geduld. Durch die Nutzung von ERP-Lösungen sind diese Meldungen automatisierbar. Das spart nicht nur Nerven und Ressourcen, sondern minimiert auch die Fehlerquote und ermöglicht stets die pünktliche Abgabe aller Unterlagen.
  • Dokumentenverwaltung: Wohin mit den ganzen Unterlagen wie Rechnungen, Aufträge und Mahnungen? Im Ordner ablegen, scheint die einfachste Möglichkeit, aber wie finde ich nach mehreren Jahren die Rechnung X zu dem passenden Vorgang und zum passenden Kunden? Die Antwort lautet „Suchen!“. Um dem vorzubeugen, sind Lösungen gefragt, die alle Dokumente mit Aufbewahrungspflicht digital ablegen und zwar so, dass man sie mit wenigen Handgriffen selbst noch nach Jahren findet. Ein weiterer Vorteil: Durch die digitale Speicherung reduzieren sich die Lagerkosten für papiergebundene Archive.

Therapie und Medizin aufeinander abstimmen

Matthias Weber, mwbsc GmbH.
Matthias Weber, mwbsc GmbH. (Bild: Angelika Schultheiß - Bayerische Fotomanufaktur/mwbsc)

Die richtige ERP-Software ist wie Medizin und kann viele Leiden heilen. Die passende Software zu finden, einzuführen und einzusetzen stellt aber weiterhin eine Herausforderung dar. Eine ganzheitliche Therapie ist gefragt, die die Herausforderungen nachhaltig löst. Die QITT-Methode beispielsweise vereint theoretische Projektmanagement-Ansätze mit langjähriger Berufserfahrung. Sie hat sich als probates Mittel für das ERP-Projektmanagement für den digitalen Wandel herausgestellt und liefert die Therapie für einen perfekten Start im Einsatz kaufmännischer Software.

* Der Autor Matthias Weber ist Experte auf dem Gebiet der Unternehmenssoftware (ERP, CRM und Warenwirtschaft). Sein Beratungsunternehmen mwbsc GmbH in Garching hat sich als Full-Service-Provider auf Unternehmenssoftware spezialisiert und unterstützt mittelständische Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung, sowie ERP-Hersteller und -Anbieter.

Ergänzendes zum Thema
 
Die QUITT-Methode

Kommentare werden geladen....

Sie wollen diesen Beitrag kommentieren? Schreiben Sie uns hier

Anonym mitdiskutieren oder einloggen Anmelden

Avatar
  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 44668769 / Software)