Zukunft „Next Generation Workplace“

Die IT auf dem Weg zur Cloud-Gesamtlösung

| Autor / Redakteur: Frank Roth * / Florian Karlstetter

Sieben Tipps auf dem Weg zum „Next Generation Workplace“.
Sieben Tipps auf dem Weg zum „Next Generation Workplace“. (© vectorfusionart - Fotolia.com)

Wie schnell sich die Zeiten ändern: Noch ist es nicht lange her, dass bei dem Begriff „Cloud“ alle Alarmglocken klingelten. Heute sind diese störenden Nebengeräusche, auch dank Datenschutzversprechen seitens der Anbieter, leiser geworden.

Kein Wunder also, dass sich immer mehr Unternehmen für eine Cloud-Gesamtlösung interessieren, die die Schwierigkeiten in der nahtlosen Kommunikation zwischen verteilten Einzellösungen eliminiert. Was beim Aufbau eines solchen „Next Generation Workplace“ grundlegend bedacht werden sollte, soll folgender Ratgeber aufzeigen.

Schritt 1: Wer sind die Anwender?

Wer einen „Next Generation Workplace“ aufbaut, steht vor der Herausforderung, die Wünsche DER drei Zielgruppen innerhalb des Unternehmens kombinieren zu müssen. Die Endanwender wollen eine mobile Lösung, die auf allen Endgeräten – vom PC über Notebook bis hin zum Smartphone – einfach und vollumfänglich nutzbar ist und ihnen dadurch die Freiheit gibt, zeitlich selbstbestimmt an jedem Ort und dennoch im engen Austausch mit dem Team zu arbeiten. Die IT-Abteilung interessiert sowohl die Beherrsch- und Verfügbarkeit, als auch die Automatisierung eines Systems, um den Aufwand bei Betrieb und Wartung möglichst gering zu halten. Das Management hingegen setzt effektiveres, produktiveres Arbeiten sowie Umsatzsteigerungen bei gleichzeitig niedrigen Betriebskosten voraus, um die Agilität des Unternehmens zu erhöhen. Voraussetzung für einen erfolgreichen digitalen Arbeitsplatz ist, die Ansprüche jeder Zielgruppe bestmöglich zu erfüllen.

Schritt 2: Was ist die richtige Cloud?

Public, Private oder Hybrid Cloud? Die Frage ist in den meisten Fällen schnell beantwortet. Alleine die Hybrid Cloud ermöglicht es Unternehmen durch die Kombination von Private und Public Cloud, sensible Daten oder interne Apps auf eigenen Servern sicher zu lagern und dabei Dritt-Anwendungen dennoch kostengünstig zu beziehen. So können bereits drei Anforderungen erfüllt werden, nämlich die nach Compliance, IT-Sicherheit und niedrigeren Kosten.

Schritt 3: Welche Technologien kommen zum Einsatz?

Damit die gesteckten Unternehmensziele erreicht werden können, steht zunächst die Analyse des bestehenden Systems und folgend die Planung und Konzeptionierung des „Next Generation Workplace“ bevor. Dabei wird einerseits der Bedarf an Funktionalitäten innerhalb eines Cloud-Arbeitsplatzes, andererseits die Technologien und Methoden hinsichtlich eines einheitlichen, leicht verständlichen Frontends, einer skalierbaren Virtualisierungs- und Anwendungsplattform und eines Backends zur Verwaltung und Reporting erarbeitet. Auswahl gibt es genug: So sind je nach Umfang und Anforderung des Projekts Citrix, Microsoft, VMware oder ASG Software Solutions nur einige der möglichen Anbieter, die in Betracht gezogen werden können.

Schritt 4: Welche Anwendungen werden bereitgestellt?

Damit die Endanwender effektiver arbeiten können, bedarf es der Bereitstellung von einfachen Anwendungen, die zum Beispiel über einen Unternehmens-AppStore für jedes mobile Endgerät zur Verfügung gestellt werden. E-Mail-Anwendungen wie Microsoft Exchange, Google Mail oder Office 365 sind hier beispielhaft anzuführen. Aber auch das Customer-Relationship-Management, sei es in Form von SAPbyDesign, Salesforce oder CAS, muss abgedeckt sein. Weiter geht es mit dem Dokumenten-Management-System, der Dateiablage wie SharePoint Online, dem Enterprise-Ressource-Planning mit Lösungen wie Navision oder Sage. Aber auch Fachanwendungen für Grafik oder Banking müssen berücksichtigt und nicht zuletzt der Bedarf an Anwendungen für das Projektmanagement oder Human Ressources ermittelt werden. Auch hier gilt: Die Zielgruppe entscheidet!

Schritt 5: Wie verläuft die Implementierung?

Es ist nur in den seltensten Fällen sinnvoll, bestehende und liebgewonnene IT-Umgebungen, Systeme und Lösungen komplett zu ersetzen. Der enorme Aufwand würde die Kosten explodieren und die Zielgruppen unzufrieden werden lassen. Daher sollte bei der Implementierung des „Next Generation Workplace“ darauf geachtet werden, bereits Bewährtes soweit möglich zu erhalten und lediglich durch neue Verfahren und Technologien zu ergänzen.

Schritt 6: Wohin bei Wachstum?

Dass Unternehmen und entsprechend Datenmengen sowie die Anzahl der Anwender wachsen, ist auch beim „Next Generation Workplace“ zu bedenken. Das lässt nur einen Schluss zu: Die Lösung muss maximale Skalierbarkeit bieten. Durch den Einsatz einer Cloud-Gesamtlösung ist dies aber ein leicht zu planendes Szenario, denn Datenspeicher sowie Lizenzerweiterungen können auf einfach Art und Weise ergänzt oder hinzugebucht werden.

Frank Roth ist CEO und Vorstand der AppSphere AG
Frank Roth ist CEO und Vorstand der AppSphere AG (Bild: AppSphere)

Schritt 7: Wer ist der richtige Partner für die Umsetzung?

Über all diese Aspekte einen groben Überblick zu haben, ist ein guter Anfang. Es ersetzt aber noch nicht den richtigen Dienstleister, mit dem das Projekt umgesetzt werden kann. Dieser bringt im besten Fall langjährige Erfahrungen mit ein, kann zielgerichtet beraten und bereits bei der Planung unterstützen. Zudem ist es hilfreich, wenn Partnerschaften zu Herstellern und bspw. Rechenzentren bestehen, sodass nicht nur bessere Konditionen, sondern auch Anwender- und Admin-Schulungen sowie technologisches Know-how Nutzen stiften.

* Frank Roth, CEO | Vorstand, AppSphere AG

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