E-Mail-Archivierung auf Basis der technischen Richtlinie des BSI

Die E-Mail-Archivierung, die keine sein will

| Autor / Redakteur: IT-BUSINESS / Dr. Andreas Bergler / Dr. Andreas Bergler

Von der E-Mail-Archivierung zur revisionssicheren Ablage: UMA von Securepoint.
Von der E-Mail-Archivierung zur revisionssicheren Ablage: UMA von Securepoint.

Mit dem Unified Mail Archive (UMA) bringt Security-Spezialist Securepoint eine neue Lösung zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung auf den Markt, die mit einigen Alleinstellungsmerkmalen überzeugen will. Dabei könnte sogar der Begriff „E-Mail-Archivierung“ über Bord gehen.

Zwanzig Mannjahre Entwicklungsarbeit stecken in der neuen Lösung Unified Mail Archive (UMA) von Securepoint. Das sagt Olaf Rohstock, Senior Key Account Manager Director Channel bei Securepoint, im Gespräch mit IT-BUSINESS. In dieser ganzen Zeit habe man es so genau genommen, erklärt Rohstock weiter, dass der gebräuchliche Begriff der „E-Mail-Archivierung“ eigentlich gar nicht mehr haltbar sein dürfte. Bei der UMA geht es nämlich vorrangig um den Beweiswerterhalt der gespeicherten Informationen und damit um die revisionssichere, elektronische Langzeitarchivierung – im Gegensatz zur wissenschaftlichen Archivierung, bei der Dokumente, die zur laufenden Aufgabenerfüllung gerade nicht benötigt werden, aufbewahrt werden.

E-Mail-Archivierung nach BSI

Damit und wie diese elektronischen Dokumente leicht zugänglich - das heißt einsehbar - sind, wurden hohe Anforderungen an die UMA gestellt. Laut Rohstock setzt das Gerät als einzige bisher am Markt erhältliche E-Mail-Archivierungs-Appliance die technische BSI-Richtlinie „BSI-TR 03125 zur Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente“ komplett um.

Diese Richtlinie beschreibt, wie elektronisch signierte Daten und Dokumente über lange Zeiträume im Sinne eines rechtswirksamen Beweiswerterhalts vertrauenswürdig gespeichert werden können. Berücksichtigt sind dabei die Verfügbarkeit und Lesbarkeit, Integrität, Beweiswerterhaltung von Signaturen und Zeitstempeln, die Authentizität sowie Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit. So versieht die UMA beispielsweise die durch sie „archivierten“ Dokumente täglich automatisch mit einem neuen Zeitstempel.

Vorteile

Ein wesentlicher, zusätzlicher Aspekt zu den Compliance-Funktionen ist die Entlastung des vorhandenen Mailservers. Laut Hersteller lässt sich die Lösung in jede IT-Infrastruktur integrieren, da sie in verschiedenen Modi betrieben werden kann: als transparente Bridge, im Hub-Modus als Server im Netzwerk und im Forward-Modus, wo sie zwischen Firewall oder Router und dem Mailserver geschaltet ist. Schließlich kann das Unified Mail Archive auch in der Cloud und in virtuellen Umgebungen betrieben werden.

Über eine benutzerfreundliche Oberfläche können Anwender eine volltextindizierte Suche für Mails und deren Anhänge anstoßen. Die Easy-Restore-Funktion sorgt für eine einfache Wiederherstellung versehentlich oder vorsätzlich gelöschter Nachrichten. Archivierte E-Mails können im E-Mail-Client per Drag & Drop oder über das Webinterface vom Archiv ins User-Postfach rekonstruiert werden. Der Supervisor Mode stellt nach dem Vier-Augen-Prinzip sicher, dass Auditoren beim Zugang zum Archiv die gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzrichtlinien einhalten. Nur so können Nachrichten über einen Autorisierungs-mechanismus gezielt gelöscht werden.

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